Procès verbal de l’assemblée générale
constitutive
Procès-verbal de l’assemblée générale
constitutive de l’association Ludimail qui s’est tenue le samedi 16 octobre
1999 à Bourg La Reine (92). Sept personnes étaient présentes : voir la
feuille de présence signée, fournie en annexe.
Le samedi 16 octobre 1999, les membres fondateurs
de l’association Ludimail se sont réunis en assemblée générale
constitutive à 15 heures afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :
Questions
Générales
-
Création de l’association.
-
Relecture et acceptation des
statuts par toutes les personnes présentes.
-
Désignation par vote des
membres permanents, du bureau, et des membres du conseil d’administration.
-
Signatures des statuts, choix
de la personne qui avance l’argent et ira déposer les documents.
-
Décision de la date (si
possible) et du lieu de la première assemblée générale de
l’association.
-
Discussion sur le choix de la
banque pour l’association, ainsi que des modes de paiement de la
cotisation.
-
Bilan des dépenses déjà
effectuées et modalités de remboursement.
-
Prévision du budget (revenus
et dépenses) de l’association.
Débat
et Règlement Intérieur
-
Discussion et début des
travaux sur le règlement intérieur :
-
Montant des cotisations
-
Charte des adhérents.
-
Charte des jeux hébergés.
-
Apport de Ludimail aux adhérents.
-
Apport de Ludimail aux jeux hébergés.
-
Divers …
-
Éclaircissement des " pouvoirs "
du conseil d’administration et du bureau.
-
Bilan des besoins matériels
(mailing list, bot, serveur de secours), et humains de l’association.
-
Mise en route des premiers
groupes de travails et des chantiers. Désignation des responsables.
(Promotion de l’association, pages web, jeux hébergés.)
Jeux de Ludimail
-
Description rapide des jeux
existants, de leur bilan, de leur attentes face à Ludimail, de leurs améliorations
possibles.
-
Discussion au cas par cas des
avantages offerts aux adhérents de Ludimail pour les jeux existants.
-
Discussion sur l’avenir
proche de Ludimail (futurs jeux hébergés comme Araykria et Ciné Bourse).
Questions
générales
-
Création
de l’association
A l’unanimité des sept personnes
présentes, l’assemblée générale constitutive décide la création
d’une association de droit légal régie par les articles 21 à 79 du Code
civil local. Cette association prend la dénomination de Ludimail. Son siège
social est fixé 91 rue de la santé, 75013 Paris chez M. Gangloff Olivier.
Elle sera inscrite au tribunal d’instance de Paris.
-
Relecture
et acceptation des statuts par toutes les personnes présentes
Le projet de texte des statuts est lu
et commenté. Après discussion, quelques modifications mineures sont apportées
et l’assemblée générale constitutive décide l’adoption des statuts
dans la nouvelle forme présentée. (Les statuts sont fournis en annexe).
-
Désignation
par vote des membres permanents, du bureau, et des membres du conseil
d’administration.
Sous la présidence du doyen d’âge,
M. Fève Bruno, l’assemblée générale constitutive a procédé aux trois
désignations suivantes :
Conformément à l’article 7 des statuts, il a été choisi, parmi les
candidats, les cinq membres permanents de l’association. Cinq
personnes se sont présentées volontaires et ont été acceptées à
l’unanimité. Jean-François Odorico n’était pas présent physiquement
à la réunion, mais il avait manifesté sa candidature motivée avant la réunion
et il a confirmé par communication téléphonique son choix. Il s’agit
des personnes suivantes :
Billard Philippe
Combes Cyrille
Fortune Sylvie
Gangloff Olivier
Odorico Jean-François
Il a ensuite été procédé au vote, conformément aux articles 10 et 12
des statuts, du premier conseil d’administration de Ludimail.
D’après l’article 10, les cinq membres permanents sont de fait admis au
conseil d’administration. Les trois personnes suivantes se sont présentées
et ont été élues à l’unanimité des voix exprimées :
Aveneau Christian
Fève Bruno
Fritsch Emmanuel
Le premier Conseil d’administration se compose donc seulement de huit
personnes, et ce jusqu’à la prochaine assemblée générale.
Enfin, conformément à l’article 10 des statuts, il a été choisi parmi
les membres du conseil d’administration, les membres du bureau. Ont
été élus à la majorité, les personnes suivantes :
Président …….……... : Gangloff
Olivier, né le 25 août 1972 à Ougrée (Belgique), demeurant 91 rue de la
santé, 75013 Paris et de nationalité française, exerçant la profession
d'ingénieur en informatique.
Secrétaire ……….….. : Combes
Cyrille, né le 13 avril 1974 à Bastia (20), demeurant 16 rue Ravon, 92340
Bourg La Reine et de nationalité française, exerçant la profession
d'informaticien.
Secrétaire adjoint …... : Aveneau
Christian, né le 18 août 1970 à Pont-l'Evêque (14) demeurant 31 chemin
des côtes de Pech-David, 31400 Toulouse et de nationalité française, exerçant
la profession d'ingénieur.
Trésorier ……….…… : Billard
Philippe, né le 18 décembre 1970 à Mont-Saint-Martin (54), demeurant
Christofst. 19, D-76227 Karlsruhe (Allemagne) et de nationalité française,
exerçant la profession de chercheur.
Trésorier adjoint ….… : Fritsch
Emmanuel, né le 26 décembre 1970 à Issy-Les-Moulineaux (92), demeurant 47
rue du 11 novembre, 92190 Meudon et de nationalité française, exerçant la
profession de chercheur.
M Gangloff, président, est invité
à conduire la suite des débats.
-
Signatures
des statuts, choix de la personne qui avance l’argent et ira déposer les
documents
Les statuts ont été signés et
paraphés. C’est M Fritsch Emmanuel qui s’est porté volontaire pour
avancer l’argent et déposer les documents pour la création de
l’association.
-
Décision
de la date (si possible) et du lieu de la première assemblée générale de
l’association
La prochaine assemblée générale
doit se dérouler le samedi 15 janvier 2000 en région parisienne. Le lieu
exact sera décidé ultérieurement par le bureau en fonction
essentiellement du nombre d’adhérents de l’association.
-
Discussion
sur le choix de la banque pour l’association, ainsi que des modes de
paiement de la cotisation
Vu la dispersion géographique des membres de l’association, il a été
décidé de choisir une banque nationale ( ce qui écarte par exemple le Crédit
Agricole ou la caisse d’Épargne). Néanmoins l’agence principale devrait
être choisie en région parisienne.
Une
discussion va être entamée par les trésoriers avec les personnes
travaillant au Crédit Mutuel de Strasbourg qui selon M Ciron Christian nous
proposerait certains avantages ( à déterminer). En parallèle, le trésorier
et son adjoint vont contacter d’autres banques pour connaître les
propositions et ne se fermer aucune solution. La décision doit être définitive
d’ici 15 jours sur le choix de la banque pour permettre aux futurs membres
de pouvoir cotiser rapidement. Le conseil d’administration a donc décidé
de se consulter via courrier électronique dans 15 jours.
D’autre
part se posait le problème des membres vivants dans des pays autres que la
France. La solution proposée et adoptée est le choix de passer par les
services proposés par la société Yaskifo (www.yaskifo.com).
-
Bilan
des dépenses déjà effectuées et modalités de remboursement
Certaines dépenses ont déjà été engagées et devront être remboursées
par l’association dès que possible. Ces dépenses étaient motivées et
urgentes, et ont été acceptées par le Trésorier et les autres membres du
conseil d’administration. L’association Ludimail s’engage donc à
rembourser dès que ses comptes le permettront, les trois personnes
suivantes (dans l’ordre chronologique des dépenses) :
M.
Gangloff Olivier de la somme de 1611,25 Francs. Cette somme consiste pour
une part en l’hébergement à vie par la société
"Moreprofits", située aux États Unis d’Amérique, d’un compte
Internet, et d’autre part de l’avance pour 2 ans du nom de domaine
"ludimail.org" qui sera utilisé par l’association. L’intéressé
a fourni au trésorier les justificatifs nécessaires. Une discussion par le
conseil d’administration permettra d’éclaircir les problèmes de droit
et de décrire plus précisément le choix et les détails techniques.
M.
Odorico Jean-François, de la somme de 25$ US, pour l’ouverture d’un accès
FTP sur le compte Internet de Moreprofits. Cet accès est nécessaire pour
la mise à jour des informations concernant le jeu ATM hébergé par
Ludimail. Les justificatifs ont été fournis au trésorier.
M.
Fritsch Emmanuel, de la somme de 235 francs (ou plus si nécessaire),
correspondant à la somme demandée lors du dépôt des statuts de
l’association. Le trésorier attend les justificatifs pour connaître le
montant précis et pouvoir rembourser M. Fritsch.
-
Prévision
du budget (revenus et dépenses) de l’association
Les revenus ne dépendent pour le moment que des cotisations des membres
de l’association. Une première estimation, faisant suite à un sondage émail
et à diverses discussions, permet d’espérer au minimum 30 membres. Ce
nombre d’adhérents permettrait à l’association de rembourser ses
dettes citées dans le point 7, mais aussi de satisfaire les dépenses prévues.
Le conseil d’administration n’exclue pas un nombre plus important
d’adhérents et de membres bienfaiteurs. Le budget serait alors revu et
corrigé.
En
ce qui concerne les dépenses, la majorité des dépenses ont de fait déjà
été effectuées ( réservation du nom de domaine, hébergement Internet, dépôts
des statuts). Il a été prévu un budget de 300 francs annuel (révisable
à tout moment par le trésorier), pour les frais de secrétariat.
Le
nom de domaine est déposé pour 2 ans, mais ensuite il faudra dépenser 35
$ US par an.
Le
conseil d’administration souhaite aussi mettre rapidement de côté une
somme de l’ordre de 2000 francs au cas où l’hébergeur
"Moreprofits" ne satisferait plus les besoins de l’association
et obligerait Ludimail à rechercher rapidement un nouvel hébergeur.
Débat et Règlement Intérieur
- Discussion
et début des travaux sur le règlement intérieur
- Montant des cotisations.
Le montant des cotisations a été fixé par le conseil
d’administration a :
100 francs pour les adhérents payant par virement ou chèques en francs
français.
130 francs pour les adhérents payant par le service Yaskifo (paiement
par Carte Bleue internationale via le site web : www.yaskifo.com)
- Charte des adhérents.
- Charte des jeux hébergés.
Tous les points évoqués dans la
première version du règlement intérieur ont été validés. Néanmoins
cette charte doit être finalisée et certaines questions soulevées ne
sont pas encore tranchées. Par exemple l’association se demande si
l’utilisation de bandeaux rémunérés sur les sites hébergés est
opportune, ou si l’association rend obligatoire l’hébergement des
sites web des jeux sur le site de Ludimail.
- Apport de Ludimail aux adhérents.
Un préambule, ainsi qu’un chapitre doivent être clairement rédigés
pour le règlement intérieur. Il insistera sur la volonté de Ludimail
d’offrir aux adhérents l’accès à des jeux fiables, des avantages
aux adhérents pour les jeux de l’association, une meilleure
connaissance par le public de l’association et de ses buts...
- Apport de Ludimail aux jeux hébergés.
Comme pour les deux points précédents, l’association doit faire le
bilan et rédiger précisément tous les apports qu’elle peut fournir
aux jeux hébergés. Une première liste non exhaustive a été citée :
Possibilité d’héberger les pages web du jeu, possibilité
d’utiliser le serveur de mail créé pour Nébula, développement de
CGI, conseil des membres de Ludimail pour l’organisation et la
programmation de jeux par émail, mise en avant du jeu sur le site de
Ludimail pour mieux le faire connaître.
- Divers...
Néant.
- Éclaircissement des " pouvoirs "
du conseil d’administration et du bureau
La réécriture de l’article 10 des statuts a permis d’éclaircir
cette situation. En résumé, tout ce qui engage l’association Ludimail
dans des choix importants est décidé et voté par le conseil
d’administration, alors que les décisions courantes sont dévolues au
bureau.
- Bilan des besoins matériels (mailing list,
bot, serveur de secours), et humains de l’association
L’association Ludimail cherche
activement un système de " mailing list " professionnel
et souple pour héberger toutes les mailing lists des jeux hébergés par
Ludimail.
L’association recherche aussi un webmestre pour maintenir le site web de
l’association.
Enfin l’association se doit de faire de la veille pour l’hébergement de
son site par exemple.
- Mise en route des premiers groupes de
travails et des chantiers. Désignation des responsables. (Promotion de
l’association, pages web, jeux hébergés.)
Le président se charge d’ores et déjà de toute la communication de
l’association, et se doit de répondre à toutes les sollicitations.
Le trésorier et son adjoint cherchent activement la banque qui s’occupera
du compte de l’association.
Comme dit précédemment le trio Fortune, Aveneau, Combes se charge de la rédaction
de toutes les chartes.
Le recherche d’un webmestre est lancée, et, en attendant, une première
refonte du site doit être faite. Le responsable n’a pas été désigné.
Enfin, pour les jeux hébergés, naturellement, Gangloff Olivier a été
nommé responsable du jeu Nébula, Billard Philippe du jeu WFL et de la page
des jeux par courrier électronique et Odorico Jean-François du jeu ATM.
Jeux de Ludimail
-
Description
rapide des jeux existants, de leur bilan, de leur attentes face à Ludimail,
de leurs améliorations possibles
Odorico Jean-François, responsable de ATM était absent. Il n’a pu
donner de description de son jeu. Le conseil d’administration doit le lui
demander par mail.
Billard
Philippe, responsable de WFL a proposé d’envoyer une description par mail
dans les jours qui suivent.
Billlard
Philippe, responsable de la page des jeux par courrier électronique,
souhaite garder pour le moment son indépendance vis à vis de Ludimail en
ce qui concerne les choix et le contenu du site. Le conseil
d’administration n’y voit aucun problème, mais précise que
l’association pourra aussi créer ses propres pages sur le sujet.
Enfin
Gangloff Olivier, responsable de Nébula, ne s’est pas exprimé précisément,
mais ses attentes sont connues du conseil d’administration : héberger
les pages web de Nébula, héberger le serveur de mail de Nébula, pouvoir gérer
ses propres CGI.
-
Discussion
au cas par cas des avantages offerts aux adhérents de Ludimail pour les
jeux existants
Seules quelques pistes ont été évoquées, mais rien de définitif
n’a été adopté.
Pour
Nébula, il est question de réserver les parties dites à thème aux seuls
adhérents de Ludimail. Ces parties pourront donc avoir un nombre de joueurs
différents, des règles modifiées et adaptées, et être demandées par
n’importe quel adhérent de l’association.
Pour
le jeu WFL, une préférence des membres de Ludimail pour l’inscription à
ce jeu (moins d’attente sur la liste d’attente). La possibilité, si
c’est réalisable, de créer des minis tournois entre membres de
l’association a aussi été évoquée.
Pour
ATM, en l’absence du responsable, rien n’a été évoqué.
Le
conseil d’administration doit retravailler ce point précis et l’intégrer
au règlement intérieur.
-
Discussion
sur l’avenir proche de Ludimail (futurs jeux hébergés comme Araykria et
Ciné Bourse).
D’ores et déjà, deux autres jeux sont susceptibles de rejoindre
l’association Ludimail.
Il
s’agit tout d’abord du jeu Araykria dont les auteurs sont Berthon
Patrick et Combes Cyrille. Le jeu, et les auteurs sont connus de la
quasi-totalité des membres du conseil d’administration ce qui facilite le
dialogue. Pour Araykria il s’agirait surtout dans un premier temps d’un
soutien logistique, d’une adaptation du serveur de mail, et de
l’autorisation de bêta tester Araykria avec quelques ressources de
l’association. Comme le jeu est en cours de rénovation, les discussions
vont continuer, et la décision n’est pas encore retenue.
Il
s’agit ensuite du jeu CinéBourse, créé par Fève Bruno, membre du
conseil d’administration de Ludimail. Ce jeu est en cours de création,
mais l’association Ludimail est d’ores et déjà intéressée et propose
son aide logistique à l’auteur. Comme pour Araykria, aucune décision
n’a été définitivement prise quant à l’hébergement, mais les
discussions vont continuer dans ce sens.
Enfin,
trois autres pistes ont été évoquées. Il s’agit à chaque fois
d’auteurs connus par l’association car jouant au moins à un des trois
jeux proposés par Ludimail.
Il
y a le jeu VSL de Robin Yann, un jeu sur le Cyclisme par Rochas Emmanuel et
enfin un jeu crée par Crouigneau Jean-Baptiste. Le conseil
d’administration a décidé de prendre contact avec ces trois personnes
pour entamer les discussions.
Le
président a clos les débats, le samedi 16 octobre 1999 à 23h30.
Fait à Bourg La Reine, le 20 octobre 1999.
Le président
Le secrétaire
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